Die Zahlungen, die die Ämter übernehmen, können wir mit unserem System auch monatlich kontrollieren und die Rechnungen entsprechend erstellen. Wichtig ist, dass für die Abrechnung der Ämter auch die aufgenommenen Kinder und aktiven Kinder mit dem Aufnahmedatum in dem Zeitraum der durchgeführten Abrechnung zu Grunde gelegt werden. Die Kinder sollten auch aktive Historien haben, wo die Ämter als Zahler hinterlegt sind.
Um den Prozess der Abrechnung der Zahlungen durch ein Amt gehen Sie in das Modul “Abrechnungen” und drücken Sie den Button “Abrechnungslauf für Ämter”.
Der Assistent wird gestartet. Wählen Sie den Zeitraum der Abrechnung und die Kinder, die die Abrechnung betreffen soll. Wenn kein Kind in dem Feld ausgewählt wird, werden alle Kinder für die Abrechnung aufgenommen. Drücken Sie auf “Weiter”, sobald Sie mit den Eingaben fertig sind.
Hier wird eine PDF-Vorlage vom System vorgeschlagen.
Klicken Sie auf weiter, um den Prozess zu starten.
Sobald der Prozess abgeschlossen ist, bekommen Sie zwei Dateien, die Sie herunterladen können: eine Excel-Tabelle zur Kontrolle und eine PDF mit den Rechnungen pro Amt pro Kind.
Hier ist beispielsweise eine PDF Vorlage, die automatisch mit den Angaben der Amtsverwaltung und den Angaben zum Kind ausgefüllt wird und direkt ans Amt versendet werden kann.
Auf dem Dashboard “Abrechnung Ämter” werden Sie immer eine Übersicht über die Zahlungen der Amtsverwaltung je nach Zeitraum (aktueller und nächster Monat) erhalten, die auch exportiert werden können.
