Das System bietet 3 Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung: für Büroangestellte – über ein Zeiterfassungsgerät mit NFC-Lesegerät und über Karten, die dem Mitarbeiter im System zugewiesen sind, und für Home-Office-Angestellte – über den Blue Button im CRM und die Schaltfläche „Buchung erfassen“, je nachdem, wie Flexx Work Tracker konfiguriert ist
Die erste Option aktiviert die Schaltflächen „Start“ und „Stop“ im Tracker und die zweite Option ermöglicht es Ihnen, die Zeiteinträge über eine Schaltfläche zu erstellen und auszuwählen, welcher Eintrag zu welcher Zeit erfolgen soll.
Beginn des Arbeitstages
Im Home Office funktioniert das Modul wie folgt: Ein Mitarbeiter öffnet das Modul -> drückt die Schaltfläche „Buchung eingeben“ -> es öffnet sich ein Fenster, in dem der Beginn des Arbeitstages erfasst wird:
Dieses Fenster enthält die folgenden Felder:
- der Benutzer, der den Arbeitstag beginnt
- eine Datensatztyp (in diesem Fall nur eine Art, da es sich um den Beginn des Arbeitstages handelt)
- das von Ihnen gewählte Datum im folgenden Feld
- die Zeit, die Sie im folgenden Feld wählen
Nach dem Ausfüllen dieser Felder sollte der Benutzer auf die Schaltfläche „Plus“ klicken
Nach dem Drücken der Taste erscheint ein Feld, das Informationen über den Beginn des Arbeitstages enthält
Nach Anklicken der Schaltfläche „Buchung abschließen“ wird das entsprechende Feld in den Modulsätzen angelegt
Bei der Verwendung eines anderen Modus muss der Mitarbeiter die Start-/Stopp-Tasten drücken und braucht keine zusätzlichen Optionen auszuwählen, das System registriert automatisch den Start und das Ende, die aktuelle Zeit und den aktuellen Benutzer.
Eine Pause in den Datensatz einfügen
Um eine Pause hinzuzufügen, müssen Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste anklicken oder die Schaltfläche „Buchung eingeben“ drücken.
Nach dem Anklicken des entsprechenden Datensatzes öffnet sich ein Bearbeitungsfenster wie beim Anlegen eines Datensatzes, jedoch mit der Möglichkeit, eine Pause hinzuzufügen
Nachdem Sie die entsprechenden Felder ausgefüllt und auf die Schaltfläche „Plus“ geklickt haben
Es erscheint ein Datensatz mit Informationen über den Beginn der Pause
Nachdem der Benutzer seine Pause beendet hat, muss er einen entsprechenden Datensatz anlegen. Dies geschieht auf die gleiche Weise wie beim Beginn einer Pause. Der gleiche Vorgang findet statt, wenn der Benutzer den Arbeitstag abschließen und den „Arbeitszeitende-Eintrag“ in Flexx Work Tracker erstellen soll.
Sie können die intelligenten Optionen für Flexx Work Tracker aktivieren, damit die Benutzer nur die richtigen Optionen für jeden Fall auswählen können, mit anderen Worten: das System schränkt die zu wählenden Optionen ein. Wenn Sie einen neuen Zeiteintrag erstellen, können Sie nur „Start Arbeit“ wählen, wenn Sie Ihre Arbeit begonnen haben, können Sie zwischen „Start Pause“ oder „Ende Arbeit“ usw. wählen. Auf diese Weise vermeiden Sie z.B., dass Sie an einem Tag 2 Starts nacheinander haben.
Bestätigung der Aufnahme
Die Einträge der Zeiterfassung sollten von den Vorgesetzten bestätigt und gesperrt werden, wenn in den Einstellungen die Option „Genehmigungen verwenden“ gewählt wurde. Um die Eingabe zu bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teamauswertung“.
Nach dem Drücken dieser Taste öffnet sich eine Seite, auf der der Chef 1, der Stellvertreter, der Chef 2 und der Vorgesetzte die Eingabe seines Untergebenen bestätigen können
Nach Betätigung der Schaltfläche „Arbeitszeit bestätigen“ wird der Datensatz genehmigt und für weitere Änderungen gesperrt.
Die Bedingungen, unter denen der Datensatz für Änderungen gesperrt ist, werden auf der Einstellungsseite auf der Registerkarte Zeitbuchungen konfiguriert
Die Bedingungen, unter denen der Datensatz für Änderungen gesperrt ist, werden auf der Einstellungsseite in der Registerkarte „Zeitbuchungen“ konfiguriert
Um diese Bedingungen zu konfigurieren, muss im Feld „Bestätigungsprozess aktivieren“ der Punkt „Genehmigungen verwenden“ ausgewählt werden
Nachdem Sie diese Option ausgewählt und die Änderungen gespeichert haben, erscheint das Feld „Zeiterfassung sperren nach“ auf der Seite
Es gibt drei Optionen in diesem Feld
„Niemals“ – Blockieren Sie niemals die Aufzeichnung der Zeiterfassung
„Bestätigung der Verwaltung“ – Sperre nach Bestätigung
„Nach „X“ Tagen nach der Buchung“ – Sperrung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen
Nachdem die Buchung gesperrt wurde, sehen Sie ein kleines Schloss-Symbol in der Listenansicht und die Schaltflächen zum Bearbeiten des Eintrags sind deaktiviert.
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