Wie erstellt man einen Importprozess?

25 Dezember 5, 2022

Der Workflow Designer enthält eine Möglichkeit, Import Prozess zu erstellen, welche Daten aus einer Datei in das CRM integrieren. Dabei stehen alle Funktionen des Workflow Designers bereit.

Die Konfiguration erfolgt in einer Art, welche es zulässt, dass Daten aus individuellen CSV Formaten importiert werden können.

Aktionen

Relevant für die Verarbeitung des Imports sind 2 Aktionen: „Lade nächste Zeile der CSV“, sowie „Import abgeschlossen“

Aktion: Lade nächste Zeile der CSV

Diese Aktion lädt jeweils eine Zeile der Import Datei und überträgt diese in die $env Variable. Pro Zeile wird einmalig der obere Ausgang ausgeführt, welcher am Ende wieder in den Eingang der „Lade nächste Zeile der CSV“ führen muss.
Sie erstellen somit einen „Kreis“, welcher einmalig pro Zeile ausgeführt wird.
Der untere Ausgang dieser Aktion wird ausgeführt, sobald keine Zeilen der Import Datei mehr vorhanden sind und muss zwingend am Ende in einer „Import abgeschlossen“ Aktion enden

Bitte stellen Sie sicher, dass die Ausführung, welche im oberen Ausgang gestartet wird, am Ende wieder in den Eingang dieser Aktion führt. Ansonsten endet der Workflow unvollendet.

In der Konfiguration dieser Aktion bestimmen Sie die Verbindung einzelner Spalten zu Variablenbezeichnungen, welche Sie im Prozess verwenden können. So würde die folgende Konfiguration die ersten 3 Spalten der Datei übernehmen:

Sie könnten innerhalb des Imports über die folgenden Variablen auf diese Werte zugreifen:

$env["csv"]["id"]
$env["csv"]["artikelnummer"]
$env["csv"]["einkaufsdatum"]
$env["csv"]["menge"]

Nicht aufgeführte Spalten werden vom Import ignoriert.

Aktion „Import abgeschlossen“

Diese Aktion sendet das Signal an den Browser, dass dieser Import abgeschlossen ist.
Außerdem werden temporäre Dateien aufgeräumt.

Grundaufbau

  1. Erstellen Sie einen Workflow mit dem Ausführungskriterium „Import Workflow“. Dies zeigt den Workflow ausschließlich an Positionen, an welchen ein Import gestartet werden kann.
  2. Nachdem Sie diese Konfiguration gesetzt wurde, müssen Sie evtl. den Workflow Editor einmal per F5 neu laden. Nun werden Ihnen Import spezifische Aktionen angezeigt. (z.B. „Lade nächste Zeile der CSV“)
  3. Beginnen Sie nun damit, jeweils eine Aktion „Lade nächste Zeile der CSV“ sowie „Import abgeschlossen“ hinzuzufügen
  4. Nun verbinden Sie den unteren Ausgang der „Lade nächste Zeile der CSV“ Aktion mit dem Eingang der „Import abgeschlossen“ Aktion
  5. Der obere Ausgang führt nun zu den eigentlichen Aktionen, welche den Import durchführen

Ihr Grundaufbau sollte nun folgendermaßen aussehen:

Importprozess ausführen

Um einen Import zu starten, gehen Sie in das jeweilige Modul, welches Sie zu Beginn für den Workflow festgelegt haben und klicken „Start Process“ im Kopfbereich. In dem daraufhin erscheinendem Popup erscheint der Button „start Import process“, über welchen wir den Import starten.

Daraufhin wird nach der zu importierenden Datei gefragt. In der Eingabemaske, welche daraufhin erscheint, können Sie einige Details der CSV Datei angeben. So können Sie das Trennzeichen, sowie die Dateikodierung umstellen. Außerdem ist es möglich eine 1. Zeile mit Überschriften zu überspringen.
Am Ende dieser Eingabemaske bekommen Sie eine Vorschau gezeigt, wodurch Sie erkennen können, ob Spalten korrekt getrennt und Sonderzeichen korrekt codiert werden.

Beispiel 1 – Einfaches Importieren von Einträgen

Der einfachste Fall eines Import Prozesses ist es, wenn Sie Einträge aus einer CSV/Excel Datei importieren und dabei eine Vermeidung von Duplikaten nutzen möchten.

Wir nehmen an, Ihre CSV Datei, sieht folgendermaßen aus:

email,firstname,lastname,last_purchase_date
user@domain.com,max,mustermann,2022-11-01
user2@domain.com,peter,meier,2021-01-09
user3@domain.com,justus,ernst,2022-05-06

Sie möchten nun neue Kunden importieren und bei bereits bestehenden Einträgen das Feld „letzter Einkauf“ auf das Datum in Spalte 4 setzen.

Dazu fügen Sie eine Aktion „Erstelle Eintrag“ hinzu und verbinden den „oberen Ausgang“ von „lade nächste Zeile der CSV“ mit dem Eingang der „Erstelle Eintrag“ Aktion. Außerdem verbinden Sie den Ausgang der „Erstelle Eintrag“ mit dem Eingang der „lade nächste Zeile der CSV“. Das Ergebnis sollte folgendermaßen aussehen:

Den Block „Lade nächste Zeile der CSV“ konfigurieren Sie nun so, dass alle 4 Spalten geladen werden:

Wir empfehlen die Nutzung von einfachen, bzw. englischen, Bezeichnungen, da hier keine Sonderzeichen erlaubt sind.

Die „erstelle Eintrag“ Aktion konfigurieren Sie so, dass Personen komplett erstellt werden. Sie bekommen alle verfügbaren Variablenbezeichnungen aus der Aktion zuvor vorgeschlagen, sobald Sie auf das blaue „Box-Icon“ klicken.

Tragen Sie die 4 Felder der CSV Datei ein
Sie bekommen alle verfügbaren Variablen vorgeschlagen

Nun konfigurieren Sie im unteren Bereich der „Erstelle Eintrag“ Aktion die Prüfung auf doppelte Einträge. Dazu fügen Sie im 1. Auswahlfeld „Felder zum Prüfen“ die Felder des Eintrages, welche auf bereits vorhandene Duplikate geprüft werden sollen.

Die 2. Auswahlliste definierte die Felder, welche in einem Duplikat mit Daten aus dieser „Erstelle Eintrag“ Aktion aktualisiert werden sollen.

Wir konfigurieren dies so, dass „Primäre E-Mail“ als Duplikatskriterium und „Support-Startdatum“ als Aktualisiert hinterlegt ist:

Wenn Sie diesen Import nun ausführen, werden Personen importiert oder aktualisiert.

Beispiel 2 – Massenbearbeitung

Häufig ist neben dem Bearbeiten von Einträgen auch die Massenbearbeitung von Einträgen ein Einsatzzweck der Workflow Designer Import Funktion.
So werden z.B. Listen von Produkten importiert und automatisiert Informationen gesetzt, welche z.B. aus der Lagerhaltung oder dem Bestellwesen eingehen.

Unsere BeispielCSV hat nun folgenden Aufbau:

sku,quantity,active
1922,15,1
1929,25,1
1952,0,0

Wir starten wieder beim Grundaufbau.

Nun fügen wir eine Aktion „Werte in externen Einträgen setzen“ hinzu. Diese Aktion erlaubt es, Einträge zu suchen und diese direkt zu bearbeiten. Die Aktion verbinden wir wieder mit der Aktion „lade nächste Zeile der CSV“, wie in Beispiel 1, sodass sich folgender Aufbau ergibt:

Die Aktion „lade nächste Zeile der CSV“ konfigurieren wir erneut folgendermaßen:

Die Variablenbezeichnungen entsprechen hier z.B. der Kopfzeile

Die Aktion „Werte in externen Einträgen setzen“ ist eine Aktion, welche unbedingt korrekt konfiguriert werden muss, da ansonsten ein Datenverlust eintreten kann, wenn zu viele Einträge bearbeitet werden.

Die Konfiguration ist daher etwas umfangreicher.
Im oberen Bereich nutzen Sie die Filter, um das, oder die, Produkt/e zu suchen, welche bearbeitet werden sollen. In unserem Fall nutzen wir Artikelnummer ist gleich $env[„csv“][„sku“] als Kriterium.

Im unteren Bereich unter „Fields to set“, wählen Sie nun die beiden Felder aus, welche aktualisiert werden sollen. In unserem Beispiel „Aktiv“ und „Bestellmenge“. Da „Aktiv“ eine Checkbox ist, müssen wir den Wert als „Funktion“ angeben, da ansonsten ausschließlich „Ja“/“Nein“ ausgewählt werden kann und wir 1 und 0 als Wert innerhalb der Datei stehen haben.
Zum Abschluss müssen wir ganz oben die Bestätigung bei „You confirm to be carefully …“ setzen, um nochmals zu bestätigen, dass die Konfiguration korrekt ist. Die Konfiguration sollte nun folgendermaßen aussehen:

Damit ist auch dieser Prozess abgeschlossen und kann ausgeführt werden.

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