- Reklamationen im Shop
Reklamationen werden im entsprechenden Punkt im Shop-Menü erstellt.
Reklamationen können nur von registrierten Benutzern erstellt werden.
Nach dem Öffnen der Reklamationsseite muss man sich entweder einloggen oder registrieren, falls es sich um einen neuen Benutzer handelt.
Nach dem Einloggen öffnet sich die Seite mit den Reklamationen des Benutzers.
- Erstellung von Reklamationen
Um eine neue Reklamation zu erstellen, soll man die Taste „Reklamation erstellen“ drücken.
Nach dem Drücken dieser Taste öffnet sich eine Seite, auf der die E-Mail-Adresse des Benutzers angegeben werden muss.
Nach der Eingabe der E-Mail-Adresse, da diese verpflichtend ist, erscheinen die Felder zur Erstellung der Reklamation.
- Kategorie der Reklamation (z. B. Problem mit der Lieferung)
- Thema der Reklamation
- Kundennummer
- Bestellnummer
- Artikelnummer
- Beschreibung
- Kommentar zur Reklamation
Die Felder Kundennummer, Bestellnummer und Artikelnummer können aus dem PDF-Dokument der Rechnung entnommen werden, das nach dem Abschluss des Kaufs auf der Website per E-Mail verschickt wird.
Außerdem kann man der Reklamation eine Datei anhängen, indem man die Taste drückt, die im untenstehenden Screenshot abgebildet ist.
Nach dem Ausfüllen aller Daten soll man die Taste „Reklamation senden“ drücken, um die Reklamation abzuschicken.
Nach dem Absenden der Reklamation öffnet sich eine Seite mit der grundlegenden Information zur Reklamation.
Danach kann die Reklamation in der Liste „Aktive Reklamationen“ gefunden werden.
Durch Klicken auf die Reklamation öffnet sich eine Seite mit der detaillierten Ansicht der Reklamation, auf der alle wesentlichen Informationen zur Reklamation sowie die Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Administrator angezeigt werden.
Außerdem hat der Administrator die Möglichkeit, jede Reklamation zu schließen. Der Kunde hat diese Möglichkeit nicht.
Nach der Erstellung der Reklamation im Shop erscheint sie sofort im CRM-System im Modul „Reklamationen“.
Durch Klicken auf die Reklamation, die den Administrator interessiert, öffnet sich eine Seite mit detaillierten Informationen.
3. Kommentare in den Reklamationen
Im Modul des CRM-Systems und im Shop-Plugin „Reklamationen“ gibt es die Möglichkeit, über einen Kommentar-Chat zu kommunizieren.
Im CRM-System befindet sich dies unter dem Reiter „Kommentare“.
Im Shop muss man auf die Seite mit der detaillierten Ansicht der Reklamation wechseln, indem man auf diese klickt.
Die erste Nachricht von Seiten des Kunden wird immer im Feld „Beschreibung der Reklamation“ des CRM-Systems angezeigt.
Alle weiteren Unterhaltungen zwischen dem Kunden und dem Administrator werden im Kommentar-Chat angezeigt.
Alle Dokumente, die der Kunde entweder bei der Erstellung der Reklamation oder in den Kommentaren anhängt, werden im CRM-System im Feld „Dokumente“ angezeigt.
Außerdem wird beim Absenden eines Kommentars im CRM-System eine E-Mail generiert, die an den Kunden gesendet wird.
4. Einstellungen des Moduls „Reklamationen“ im CRM-System
Die Haupteinstellungen des Moduls werden auf der Einstellungsseite im Abschnitt „Reklamationen Settings“ vorgenommen.
5. Feldgruppen für die Einstellungen des Moduls „Reklamationen“
- Diese Gruppe ist für den Webhook bestimmt. Über diese URLs werden die Daten der neu erstellten Reklamationen und Kommentare gesendet.
- Shop, an den das CRM-System-Modul angeschlossen ist.
- Benutzername des Nutzers, der sich mit dem Shop verbindet.
- Technisches Passwort des Nutzers, der sich mit dem Shop verbindet.
- Benutzer-ID, von der aus Kommentare in das CRM-System gesendet werden.
- Benutzer, der Benachrichtigungen über die Erstellung einer neuen Reklamation oder einen Kommentar zu einer bestehenden Reklamation erhält.
- E-Mail-Vorlagen.
